【保存版】挨拶状の書き方 テンプレート無料DL！

　事務所の移転、組織変更や、会社の合併などがある際、取引先への挨拶状送付は必須です。受け取ったことのある方は多いかもしれませんが、送付する機会は少ないと思います。
　いざ自社で送付することになった時に「どんな文章にすれば良いか分からない」と困らないために。今回は「代表交代」を例に、挨拶状のポイントをご紹介します！

代表交代の挨拶状とは

　単に代表交代の事実を通知するのみではなく、今後も引き続きお付き合いを継続してもらいたい旨や、新たに就任した社長による今後の意気込みなどを記すことが一般的であるといえます。
　昨今、メールなどさまざまな通信手段が発達していますが、社長交代など重要な局面で挨拶状を活用することは、企業間取引におけるマナーです。そのため、代表交代の際には、しっかりと挨拶状を送ることをおすすめします。

カードのタイプは主に2種類

　代表交代の挨拶状でよく使用されるのは、二つ折りカードまたは三つ折りカードのどちらかで、文章量に応じて使い分けます。

【二つ折りカード】
・右側に前社長退任の挨拶
・左側に新社長就任の挨拶

【三つ折りカード】
・右側に前社長退任の挨拶
・中央に新社長、新役員就任の挨拶
・左側に新役員の紹介

句読点を使用しない

　代表交代の挨拶状に限らず、挨拶状では句読点を使用しないことが基本のマナーとされています。これは、句読点が文章を区切る役割を持つことから、「縁を切る」ことを連想させてしまうためです。

署名に記す日付は発送時期

　署名に記す日付は、発送する時期に合わせた日付を記載します。
　たとえば、就任日が9月27日で、発送が10月1日になる場合は、署名で記す日付は「令和6年10月」もしくは「令和6年10月吉日」とするのが通例です。

送付するタイミングはおおむね1週間以内

　代表交代の挨拶状は、新社長が就任してからおおむね1週間以内といわれています。
　しかし、就任前後は非常に慌ただしい時期です。遅くとも1カ月以上は遅れてしまわないよう、代表交代が決まったら速やかに準備を行うようにしましょう。

① 送付リストを準備しておく
② 文面を作成しておく（テンプレートがあると便利）
③ 印刷業者に依頼する

↓テンプレートのダウンロードはこちらから
【二つ折りカード　代表交代テンプレート】
【三つ折りカード　代表交代テンプレート】

　代表交代以外にも挨拶状を送付する機会はあると思います。
　「どんな文章にすればいいか分からない」という方は是非お気軽にお問い合わせくださいませ。